Visszaélés bejelentés -néhány fontos tudnivaló
Magyarországon számos szervezetnél kötelezővé válik a visszaélés bejelentési rendszer, vagy hétköznapi nevén az etikai forródrót kiépítése és működtetése 2023. évben a vonatkozó törvényi előírások alapján. A cikk ezzel kapcsolatban – a teljesség igénye nélkül – néhány fontos szakmai szempontra, teendőre kívánja felhívni a figyelmet, annak érdekében, hogy a rendelkezésre álló szűk határidők miatt a csatornák kiépítésére kötelezett jogalanyok minél hatékonyabban és eredményesebben legyenek képesek ilyen rendszereket kialakítani, illetve üzemeltetni.
Kiknek lesz Magyarországon kötelező és mikor visszaélés-bejelentési rendszert kialakítani és működtetni?
Etikai forródrót kialakítása és működtetése számos szervezetnél kötelező lesz 2023-ban, melyre a viszonylag szűkre szabott határidők miatt érdemes idejében felkészülni.
A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló törvény alapján – többek között -
- a 250 főt elérő, illetve meghaladó foglalkoztatóknak, a törvény kihirdetést követő 60 napon belül,
- a legalább 50, de legfeljebb 249 személyt foglalkoztató szervezeteknek 2023. december 17-ig,
- foglalkoztatotti létszámtól függetlenül a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) 1. § (1) és (1a) bekezdése hatálya alá tartozó foglalkoztatónak a törvény kihirdetését követő 60 napon belül létre kell hozni. A Pmt. idézett hatálya alá tartoznak például a foglalkoztatónak minősülő hitelintézetek, pénzügyi szolgáltatók, ingatlanügylettel kapcsolatos tevékenységet végzők, könyvvizsgálói tevékenységet végzők, könyvviteli (könyvelői), adószakértői, okleveles adószakértői, adótanácsadói tevékenységet megbízási, illetve vállalkozási jogviszony alapján végzők; árukereskedők, amennyiben tevékenysége folytatása során hárommillió forintot elérő vagy meghaladó összegű készpénzfizetést fogad el, ügyvéd, ügyvédi irodák, kamarai jogtanácsosok, közjegyzők stb.
Ugyanakkor azon szervezetek is kialakíthatnak és működtethetnek etikai forródrót csatornákat, akik erre nem kötelezettek.
Kik a bejelentésre jogosultak?
A jogszabály – többek között - meghatározza a foglalkoztatott, illetve a foglalkoztatásra irányuló jogviszony fogalmát. Ennek alapján foglalkoztatottnak minősül az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi. A foglalkoztatásra irányuló jogviszony pedig minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi. E körben meg kell jegyeznünk, hogy a foglalkoztatottak körébe tehát nemcsak a munkaviszony, hanem bármilyen foglalkoztatásra irányul jogviszony keretében foglalkoztatott személy is beleszámít, amely fontos szempont a visszaélés-bejelentésre kötelezett szervezetek, mint foglalkoztatók esetében például a kötelezetti létszám kiszámítása során is. A fentiek alapján tehát az egyszerűsített foglalkoztatási jogviszonyban, sőt, a megbízási jogviszonyban foglalkoztatott megbízottakat is foglalkoztatottaknak kell tekinteni, tehát látható, hogy a jogszabályi megfogalmazás szélesre nyitja azt a kört, akik számára az etikai forródrótot be kell vezetni, hiszen nem csak a munkavállalókat kell számba venni az 50, illetve 250 fő kiszámítása során.
1. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet
- a foglalkoztató által foglalkoztatott,
- az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és
- a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
2. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet továbbá
- az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
- a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
- a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy, a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
- a foglalkoztatóval az 2.a), 2.b) vagy 2.d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és az a személy, akinek az 2.a), 2.b) vagy 2.d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.
A jogszabályi rendelkezések alapján tehát megállapítható, hogy igen széles a bejelentők köre.
Mi is az a visszaélés-bejelentés és mire terjed ki?
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. A törvény felsorol néhány, visszaélés bejelentés alapját képező indokot, mint például a felfüggesztést, kényszerítést, megfélemlítést, zaklatást, hátrányos megkülönböztetést stb., de ezen túlmenően a foglalkoztatók speciális magatartási szabályokat, etikai normákat is megállapíthatnak, amelyek megszegését a foglalkoztatottak bejelenthetik az etikai forródrót csatornáin keresztül.
A visszaélés bejelentése a fentieken túl számos területre kiterjed (a jogszabály 1. és 2. sz. mellékletében szereplő európai uniós jogi rendelkezésekre), mint például:
- közbeszerzésre,
- pénzügyi szolgáltatásokra, termékekre és piacokra, pénzmosás és terrorizmus megelőzésére,
- termékbiztonságra és termékmegfelelőségre,
- közlekedésbiztonságra,
- környezetvédelemre,
- sugárvédelemre, nukleáris biztonságra,
- élelmiszer- és takarmánybiztonságra, állategészségügyre, állatjólétre,
- közegészségügyre,
- fogyasztóvédelemre,
- magánélet- és személyes adatok védelmére, hálózati és információs rendszerek biztonságára,
- EUMSZ 325. cikkében említett jogsértésekre (csalás, Unió pénzügyi érdekeit érintő jogsértések),
- EUMSZ 26. cikkének (2) bekezdésében említett belső piaccal kapcsolatos jogsértésekre (például a versenyre és az állami támogatásokra vonatkozó uniós szabályok megsértésére), társasági adóra vonatkozó szabályok megsértésére, illetve társasági adóra vonatkozó, alkalmazandó jogszabályok tárgyát vagy célját meghiúsító adóelőnyök szerzésére.
Mik a legfontosabb teendők az etikai forródrót kiépítésére vonatkozóan?
A vonatkozó jogszabályi előírások alapján a visszaélés-bejelentési rendszer kiépítéséhez az alábbi feladatokat érdemes elvégezni:
- A szervezet működési környezetének áttekintése, különös tekintettel a belső ellenőrzési rendszerének kontrolljaira, a jogi, számviteli, pénzügyi, adatkezelési folyamatainak vizsgálatára ugyanúgy, mint a belső szabályozási mechanizmusok monitoringjára.
- Visszaélés-bejelentésre alkalmas csatornák kiépítése és a bejelentésre jogosultak részére történő elérhetővé tétele. A jogszabály alapján kötelező mind az írásbeli, mind a szóbeli csatorna létrehozása a visszaélés-bejelentési rendszer létrehozására és működtetésére kötelezettek részéről, ugyanakkor eldöntendő kérdés például, hogy az anonim (névtelen) bejelentésekre lehetőséget adunk-e? Az 50-249 fő közötti foglalkoztatók közösen is létrehozhatnak visszaélés-bejelentési rendszert. Az anonim bejelentésekre lehetőséget adó etikai forródrót szoftveres megoldások számos előnyt kínálnak, többek között a gyakorlati tapasztalatok szerint a munkavállalók sokkal jobban bíznak egy névtelenséget lehetővé tevő bejelentési csatornában, mivel a visszaélést bejelentők gyakran félnek a bejelentések miatti megtorlásoktól, szankcióktól, így a névtelen bejelentésekkel is gyakrabban élnek. Érdemes megjegyezni, hogy az eredetileg implementálandó irányelv célja éppen a bejelentők védelme. Ezt leginkább az szolgálja, ha a bejelentő – természetesen a lehetőségekhez, az adott bejelentés tartalmához képest – beazonosíthatatlan marad.
- Ügykezelő (incidens-kivizsgáló) megbízása (szervezeten belüli és/vagy kívüli személy(ek)). A kiszervezett ügykezelők, incidens kivizsgálók egyébként tovább erősítik a bizalmat, hiszen tényszerűen, részlehajlás és befolyás nélkül tudják ellátni a feladataikat.
- Visszaélés-bejelentéshez kapcsolódó belső szabályzatok (például Üzleti Magatartási és Etikai Kódex, Visszaélés-bejelentési szabályzat) elkészítése és a szervezet többi szabályzatával történő szinkronba hozása (például adatkezelésre vonatkozó belső szabályzatok stb).
- A visszaéléseket kivizsgálók (ügykezelők), valamint a bejelentésre jogosult személyek részére történő oktatások, tájékoztatások megadása, visszaélés-bejelentéshez kapcsolódó szabályzatok közzététele.
A hatékony visszaélés-bejelentési rendszer legfontosabb elemei
Az etikai forródrót csatornáinak kialakítását követően felmerül a kérdés, hogy hogyan is kell azt hatékonyan működtetni. Ennek során azt kell mérlegelni, hogy a szervezeten belül van-e olyan szakmailag kompetens személy, aki képes a bejelentések objektív módon történő kivizsgálására úgy, hogy az általa a visszaélések bejelentését követő adat- és információgyűjtésekből, bizonyítékokból levont következtetés szakmailag helytálló, hogy a szervezet megfelelő intézkedést tudjon tenni az ügyet kivizsgáló következtetése alapján. Ez számos eseten igen széleskörű, akár különböző területről származó szakmai ismeretet igényel, például egy korrupciógyanús eset bejelentésének kivizsgálásához alapos számviteli, informatikai, pszichológiai és jogi ismeretre, jártasságra van szükség egyaránt; így a gyakorlatban az ilyen jellegű incidenseket jellemzően egy, az ügy kivizsgálására összeállított szakértői csapat vizsgálja ki. Vizsgáljuk meg, mik is a hatékonyan működő etikai forródrót rendszer alapkövetelményei? Az alábbiak:
- Képzés (a bejelentésre jogosultaknak ismerniük kell az etikai és magatartási kódexet, valamint a bejelentési szabályzatot és ezeket az információkat a számukra elérhetővé kell tenni);
- Szakértelem és függetlenség (a bejelentések kivizsgálóinak professzionális szakmai ismerettel kell rendelkezniük és objektív vizsgálatot kell végezniük, ez utóbbi azt is jelenti, hogy a bejelentéseket pártatlan személynek kell kivizsgálnia);
- Visszacsatolás (a bejelentések visszaigazolása, nyomonkövetése és a vizsgálat eredményeiről, a tervezett intézkedésekről történő tájékoztatás megerősíti a bejelentőt, hogy helyes dolgot tett);
- Következetes eredmények (a bejelentett incidenseket fair módon kell elbírálni, mely független mind a bejelentő személyétől, mind a vizsgálattal érintett személytől; minden bejelentést ki kell vizsgálni és kezelni kell);
- Anonimitás (amennyiben a visszaélés-bejelentő személye nem ismert, az fokozza a bejelentőrendszerbe vetett bizalmat és a bejelentések gyakoriságát);
- Menedzsment nélküli kivizsgálások (amennyiben a bejelentéseket külső fél vizsgálja ki, ez garanciát jelenthet a független és elfogultságmentes kivizsgálásokra);
- Egységes platform (habár különböző bejelentési csatornák léteznek (e-mail, telefon, online szoftver), mégis ez utóbbi csatorna (szoftver) bizonyul a leghatékonyabbnak);
- Jogszabályi előírások ismerete és betartása (akár olyan általános rendelkezésekre gondolunk, mint a GDPR, vagy akár olyanokra, amelyek a foglalkoztató speciális területen történő működéséből fakadnak);
- Bejelentővédelem (a szervezeteknek zéró toleranciát kell hirdetniük a megtorlások bekövetkezéseire; a bejelentőkkel szembeni bármilyen megtorlást nyilvánosságra kell hozni és szigorúan szankcionálni kell);
- Értékelések (a bejelentett visszaélések értékelése és monitoringja hozzájárul a szükséges intézkedések megtételéhez és szervezeti változásokhoz, elősegítve a hatékony működést).
A bejelentővédelmi ügyvédi tevékenység, külső szervezet igénybevétele
A bejelentések kivizsgálásában való közreműködéssel szerződés keretében bejelentővédelmi ügyvéd vagy más külső szervezet is megbízható. Külső szervezet megbízása esetén a külső szervezetre a bejelentővédelmi ügyvédre irányadó összeférhetetlenségi és pártatlansági szabályokat alkalmazni kell.
A megbízó a tevékenységével összefüggő bejelentések fogadásával és kezelésével kapcsolatos feladatok ellátására ügyvéddel megbízási szerződést köthet bejelentővédelmi ügyvédi tevékenység folytatására.
Megbízási szerződés nem köthető olyan jogi személlyel, amellyel a bejelentővédelmi ügyvéd más megbízási jogviszonyban, munkaviszonyban, munkavégzési kötelezettséggel járó más jogviszonyban áll, vagy amellyel a megbízási szerződés megkötését megelőző öt évben ilyen jogviszonyban állt.
A bejelentővédelmi ügyvéd e tevékenységével összefüggésben javadalmazást vagy más előnyt a megbízó kivételével mástól nem kérhet és nem fogadhat el.
A bejelentővédelmi ügyvédi megbízás létrejöttét a bejelentővédelmi ügyvédnek tizenöt napon belül írásban be kell jelentenie a területi ügyvédi kamarának. A bejelentővédelmi ügyvéd nevét, címét, telefonszámát, elektronikus levélcímét, valamint honlapjának elérhetőségét – mint közérdekből nyilvános adatot - a területi ügyvédi kamara honlapján közzé kell tenni.
A bejelentővédelmi ügyvéd megbízása csak indokolással mondható fel. A bejelentővédelmi ügyvéd törvényes eljárása nem alapozhatja meg a megbízó általi felmondást vagy a bejelentővédelmi ügyvédet megillető megbízási díj teljesítésének megbízó általi megtagadását.
A bejelentővédelmi ügyvéd tevékenysége szempontjából minden olyan jelzés bejelentésnek tekintendő, amely olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása vagy megszüntetése a megbízó jogos érdekét vagy jogszabályba nem ütköző üzleti érdekét, vagy a megbízó tevékenységével kapcsolatos jogszabálysértés, a közbiztonság, a közegészség vagy a környezet veszélyeztetésének megszüntetését szolgálja.
A megbízási szerződés alapján a bejelentővédelmi ügyvéd
- fogadja a megbízó tevékenységével összefüggő bejelentéseket,
- jogi tanácsadást nyújt a bejelentőnek a bejelentés megtételével kapcsolatban,
- kapcsolatot tart a bejelentővel, tőle a bejelentés kivizsgálása érdekében szükség esetén tájékoztatást, felvilágosítást kérhet,
- a megbízó rendelkezése szerint közreműködhet a bejelentés alapján indult vizsgálat lefolytatásában, és
- kérésére írásban tájékoztatja a bejelentőt a bejelentéssel kapcsolatos eseményekről, különösen a bejelentés alapján indult vizsgálat eredményéről, a megbízó által megtett intézkedéséről vagy a vizsgálat lefolytatásának elutasításáról.
A bejelentővédelmi ügyvéd a bejelentést a megbízóhoz továbbítja, de a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatok tekintetében a bejelentésnek a bejelentő azonosítását lehetővé tevő adatot nem tartalmazó kivonatát küldi meg a megbízónak, kivéve, ha a bejelentő előzetesen, írásban hozzájárult személyes adatai továbbításához.
Ha a bejelentés a megbízó vezető tisztségviselőjének cselekményével vagy mulasztásával függ össze, a bejelentővédelmi ügyvéd a bejelentő felügyelőbizottságát, könyvvizsgálóját, a megbízó legfőbb döntéshozó szervét vagy a tulajdonosi jogok gyakorlóját köteles a bejelentésről haladéktalanul értesíteni. A bejelentővédelmi ügyvéd az ilyen minőségében kapott bejelentéseket és azok iratanyagát köteles más tevékenységétől elkülönítve kezelni és nyilvántartani.
Összefoglaló
Az etikai forródrót kiépítése és működtetése számos szervezetet érint, melyeknek viszonylag rövid határidőn belül – a jogszabályi előírásnak megfelelően – ki kell alakítaniuk és működtetniük kell belső visszaélés-bejelentési rendszereket, mely szükséges és megfelelő erőforrást biztosítását is igényli. A whistleblowing–bejelentő rendszerek a leghatékonyabb csalásmegelőző eszköznek bizonyulnak, melyek egyúttal számos anyagi és nem anyagi szinten mérhető előnnyel is járnak.
A fentiekből következően mindazon szervezeteknek is célszerű ugyanakkor kiépíteni és működtetni etikai forródrótot, amelyek esetében ez nem kötelező, hiszen jelentősen csökkenthetők a szervezetnél bekövetkező károk nagysága.
A fentiekből következően mindazon szervezeteknek is célszerű ugyanakkor kiépíteni és működtetni etikai forródrótot, amelyek esetében ez nem kötelező, hiszen jelentősen csökkenthetők a szervezetnél bekövetkező károk nagysága.
Dr Bölcskei Krisztián
Dr. Jasku Zsolt