HR a digitalizáció sodrásában- 1.rész – Digitális jelenlét a HR-ben
Olvasási idő: 5 perc
Legyen szó az üzleti élet bármely aspektusáról a digitalizáció és a mesterséges intelligencia napjaink egyik legtrendibb témája és nincs ez másképp a HR területén sem.
Számos olyan cikket olvashatunk, mely kiragadja a HR egy-egy folyamatát és bemutatja az ezzel kapcsolatos digitalizációs eszközöket, fejlesztéseket, de olyan gyorsasággal jelennek meg az újabbnál újabb technikai eszközök, programok és praktikák, hogy a HR területén dolgozók joggal érezhetik, hogy cunamiként sodorják el őket a digitális újítások. Most induló cikksorozatunk célja, hogy átfogó képet adjunk a HR folyamatokat érintő digitális átalakulásról és részletesebben tárgyaljuk azokat az újításokat és lehetőségeket, melyek véleményünk szerint valódi, minőségi változást hozhatnak az emberi erőforrás-menedzsment folyamatinak kezelésében.
A digitalizáció az emberi erőforrás menedzsment minden területét érinti és szerves részévé vált mindennapjainknak. Kezdődik reggel az e-mailjeink olvasásával, majd az Outlook emlékeztet, hogy el ne felejtsük a 15 perc múlva kezdődő Teams meetinget, vagy mikor nagy örömünkre, nekem személy szerint, George-tól értesítés érkezik, hogy bérutalás történt. Már valószínű bele sem gondolunk, de mindenütt digitalizációba botlunk.
Digitalizált HR folyamatok a következő területeken jelenhetnek meg munkánk során:
- Elektronikus levelezés: mára már természetes, de bevezetésekor radikálisan csökkentette a válaszidőt és megkönnyítette a dokumentumok továbbítását.
- Digitális adatbázisok: az adatbázisok digitalizációja lehetővé tette a papíralapú rendszerek kiváltását, ami növelte az adatok kezelhetőségét és biztonságát.
- Toborzási rendszerek: első lépésként a nyomtatott álláshirdetések kerültek át az online térbe, amelyek szélesebb közönséget értek el és hatékonyabbá tették a jelöltek kiválasztását. Mára már egy modern toborzószoftver a kiválasztás teljes folyamatát képes rögzíteni és nyomon követni, nem beszélve a még gyerek cipőben járó, de dinamikusan fejlődő AI vezérelt recruiting folyamatokról.
- Teljesítményértékelés: a digitális értékelő eszközök bevezetése pontosabb és objektívebb teljesítményértékelést tesz lehetővé, amely segítheti a munkavállalók fejlődését.
- Bérszámfejtés digitalizációja: az automatikus bérszámfejtési rendszerek nélkül már közel annyira elképzelhetetlen egy vállalat működése, mintha e-mailek helyett kézzel írott leveleket küldenénk. A különböző számfejtést integráló szoftverek bevezetése jelentősen csökkentette bérszámfejtőkre nehezedő adminisztratív terheket és minimalizálta a hibalehetőségeket. Ezek a rendszerek lehetővé teszik a fizetések pontos és időben történő feldolgozását, ami növeli a munkavállalók elégedettségét.
- Digitális dokumentum és szerződéskezelés: a papíralapúról digitális dokumentumokra történő átállás felvette azok rendszerezésének, nyomon követhetőségének, elérési lehetőségének kérdéseit. A digitális dokumentumkezelő rendszerek (DMS) olyan szoftverek, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok digitális formában történő tárolását, kezelését és visszakeresését. Ezek a rendszerek segítenek a dokumentumok nyomon követésében, verziókezelésében és a hozzáférési jogosultságok kezelésében.
- Elektronikus aláírás: lehetővé teszi a dokumentumok hitelesítését digitális formában, jogilag törvényes és elfogadható módon. Az elektronikus aláírás gyorsítja a szerződéskötési folyamatokat, csökkenti a papíralapú munkafolyamatokat és növeli a biztonságot.
- Adatvédelem és biztonság: habár a digitális működésre történő átállással az adatkezelés jelentősen egyszerűbbé vált és felgyorsult, a nagymennyiségű adatáramlás új problémákat is felvetett, mint például az adatvédelem és biztonság kérdése. Az elmúlt 10 év egyik legmeghatározóbb változása volt, hogy a személyes adatok védelme érdekében szigorú szabályozások léptek életbe, amelyek betartása elengedhetetlen a HR rendszerek működésében.
- A szerződéskötési folyamatok digitalizálása: a HR területén ez magában foglalja a teljes munkaszerződés folyamatának online lebonyolítását ide értve az elektronikus szerződések előkészítését, aláírását és tárolását is. Az ilyen folyamatok előnyei közé tartozik az idő- és költségmegtakarítás, a fokozott biztonság és a jobb nyomon követhetőség. A digitális szerződéskötés érinti a digitális dokumentumkezelés, az elektronikus aláírás és a GDPR témakörét is, ezért külön témaként foglalkozunk majd vele cikksorozatunk folytatásában.
- Integrált HR szoftverek alkalmazása: az egyre komplexebb HR folyamatok átültetése a digitális térbe felvetette az igényt olyan munkaerő-menedzsment szoftverek alkalmazására, amelyek képesek egy rendszerbe integrálni a HR folyamatokat, valamint növelni azok hatékonyságát és átláthatóságát. Ezt nevezzük OLM rendszernek, mely egy átfogó HR digitalizációs eszköz, amit arra terveztek, hogy ellássa és kezelje az időgazdálkodással, személyügyi adatbázis kezeléssel, beléptető rendszerrel, dokumentumkezeléssel és kompetencia nyomon követéssel járó feladatokat.
A HR életét pontról pontra újra strukturáló technológia fejlődés mindezzel nem áll meg. Az elmúlt években belépett az életünkbe az mesterséges intelligencia és az ezen a technológián alapuló legkülönbözőbb megoldások, melyek újabb szemléletváltást igényelnek, melyről a későbbiekben olvashat majd.
Cikksorozatunk további részeiben a következő témák kerülnek kibontásra:
Modern technológiák és az Ember szerepe a HR területén
Toborzási rendszerek
Teljesítményértékelés
Bérszámfejtés digitalizációja
A szerződéskötési folyamatok digitalizálása
Ezekkel a témákkal célunk, hogy átfogó képet adjunk a HR digitalizációs lehetőségeiről és kihívásairól, valamint hasznos gyakorlati tanácsokkal szolgáljunk olvasóink számára.
Szerző: Mosolygó Andrea