De mit értünk pontosan siker alatt? Egy folyamatban történő változtatás véghezvitelét (bevezetését) vagy annak fenntartását és folyamatos fejlesztését? Esetleg mindkettőt?
 
A lean filozófia és annak eszköztára tökéletesen támogatja az átalakulást, és a változások fenntartása mellett a folyamatos fejlesztést is. E filozófia középpontjában az érték áll (leegyszerűsítve az, amiért a vevő hajlandó fizetni), és ami nem érték (amiért a vevő nem hajlandó fizetni) azt veszteségnek tekinti.

A lean fő célja e veszteségek megszüntetése, illetve azok folyamatos csökkentése. Az elmélet viszonylag egyszerű, gyakorlati megvalósítása valamint egy szervezetben ezen gondolatok keresztülvitele azonban már ütközhet nehézségekbe.
 
Amikor egy folyamatfejlesztési projekt kezdetén a folyamatok megértése során „miért”-tel kezdődő kérdéseket teszünk fel a folyamatban részt vevők irányába, az esetek többségében a választ így lehet összefoglalni: „mert így szoktuk”. Reflexszerű, ösztönös válasz, amit ha nem sikerül eszköztárunk felhasználásával más megvilágításba helyezni, nehezíti az új folyamatok bevezetését és a bevezetésüket követő fenntartást és folyamatos fejlesztést is.

A legnehezebb feladat tehát az, hogy az „így szoktuk” válaszoktól eljussunk addig, hogy a folyamatban részt vevők maguk kérdezzék a miérteket, vagyis legyenek kritikusak a folyamatokhoz, és kérdőjelezzék meg azok jelenlegi hatékony működését.

Fél éve feltettem a csapatomnak egy kérdést, ami arra irányult, hogy egy folyamatban egy bizonyos dokumentumból miért állítunk elő két példányt, és azt miért tároljuk/mozgatjuk évekig (megspórolva ezzel egyébként évi több tízezernyi oldal előállításával járó erőforrást, nem beszélve az ökológiai lábnyomról).
Örültem, mert az „így szoktuk” válasz már csak viccesen hangzott el, utalva folyamatfejlesztési munkánk kezdeti nehézségeire. Majd néhány hónapja már azon vettem észre magam, hogy egy megbeszélésen felém érkeznek a miért kérdések a folyamatban részt vevők irányából. A válaszom mi sem lehetett más, mint a „tulajdonképpen mert így szoktuk”, de e válasz már önelégülten hangzott el tőlem.

E jelenség is megerősítette, hogy a kiválasztott filozófia megfelelő transzformációja a siker kulcsa ahhoz, hogy valaki eredményeket érjen el a szervezetén belül.
 
Természetesen a változtatások bevezetése mellett a változtatások fenntartása és folyamatos fejlesztése ugyanekkora – ha nem nagyobb – kihívás, amiről a cikk második részében olvashatnak.

Szalai Balázs
Pannonjob Kft
Bérszámfejtési üzletágvezető