Az utóbbi évtizedek digitalizációs törekvéseit jelentősen felpörgette a világjárvány az élet szinte minden területén. Irodáinktól távol dolgozunk, alkalmazások segítségével tartunk megbeszéléseket, folytatjuk tanulmányainkat, irányítjuk életünket, intézzük hivatalos ügyeinket, tartjuk fenn szociális és társadalmi kapcsolataink nagy részét.

A munkáltatók életében is egyre nagyobb teret hódítanak a digitális megoldások, hiszen közülünk sokan már elektronikus formában vezetjük jelenléti ívünket, igényeljük cafeteria juttatásainkat, fogadjuk a munkáltatóktól származó igazolásokat stb. Ugyanakkor minden nagyobb szervezet életében van egy zárt világ, a társadalombiztosítási kifizetőhely kisebb vagy nagyobb irodája, ahol „karanténban ragadt” a 20. század.

Írásom első részében a bérügyviteli adminisztráció egyik jelenlegi elengedhetetlen kellékének, az „Igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról”, ismertebb nevén az ún. TB kiskönyv egy lehetséges alternatívájára kívánok rámutatni.

A munkaerőpiacon lévő munkavállalók mindannyian rendelkeznek a szóban forgó papír alapú dokumentummal, azok is, akik a létezéséről sem tudnak. Használati alapszabálya viszonylag egyszerű.

Jogviszony létesítésekor a kiskönyvet a foglalkoztató számára át kell adni. Amennyiben a foglalkoztató nem kapja meg e kiskönyvet, a foglalkoztató köteles felszólítani a munkavállalót arra, hogy az előző foglalkoztatójától szerezze azt be. Amennyiben netán a munkavállaló nem tesz eleget e felszólításnak, írásbeli nyilatkozatban kell erről számot adnia, mely nyilatkozatot a foglalkoztató köteles megőrizni, illetve ha a felhívást követő 30 napon belül nem adja le, a foglalkoztató új igazolványt köteles kiállítani. A foglalkoztató köteles a kiskönyvbe (akár a dolgozó leadta-, akár a foglalkoztató újat állít ki) beírni a jogviszony kezdetét, a munkaviszony alatt esetlegesen folyósított ellátásokat, a jogviszony megszűnésekor a megszűnés időpontját. A jogviszony tartama alatt a TB kiskönyv a foglalkoztatónál van, a jogviszony megszűnésekor kell visszaadnia a munkavállaló részére (ez esetben ráadásul másolatot is kell készítenie a foglalkoztatónak amennyiben ellátása volt a munkavállalónak, és a másolatot meg is kell őriznie).

Amennyiben biztosítási jogviszony szüneteléssel járó hiányzása is volt a munkavállalónak, annak jogcímét illetve időtartamát is fel kell vezetni a kiskönyvre.

A fenti bekezdésben írtak végrehajtása komoly ügyviteli és adminisztrációs kihívást jelenthet egy több száz vagy akár több ezer főt foglalkoztató szervezet számára, hiszen a fentieket papír alapon, kézzel írva kell végrehajtani, gépi kitöltésre ez esetben nincs lehetőség.
Most pedig csukjuk be szemünket egy pillanatra, és álomba szenderülve képzeljük el a home office-ban dolgozó társadalombiztosítási ügyintéző kollégánkat, aki (legalább) egy szekrénynyi TB kiskönyvvel otthonában végzi fentebb leírt-, jogszabály által előírt munkáját, annak érdekében, hogy a kézzel történő nyomtatvány előállítási és vezetési kötelezettségének eleget tudjon tenni. Álmunkat tovább folytatva látjuk magunk előtt azt is, hogy kollégánk az általa használt bérszámfejtő szoftverben is rögzíti a TB kiskönyvben szereplő-, más munkáltató által felvezetett „előzmény” jogviszony adatokat, hiszen a munkáltatónk által megvásárolt bérszámfejtő szoftvernek az ellátások helyes elszámolásához szüksége van ezen adatokra.

Képzeletbeli alvásunk „REM alvás” szakaszába érve zaklatottan záporoztatjuk magunknak a kérdéseket. Miért mindez, ha egyébként minden adat rendelkezésre áll az államigazgatási szerveknél? Minden bejelentett jogviszony, ami az ellátásokat érinti, minden biztosítási szüneteléssel járó időtartam, ráadásul többszörösen, hiszen tárgyhót követő hó 12.-ig a NAV felé továbbításra kerülnek, e mellett a T1041 nyomtatványokon is jelentésre kerülnek a szükséges adatok. Miért van szükség ennyi rendelkezésre álló adat mellett a 21. században előző munkáltatóktól származó papír alapú nyomtatványként bekérni, hiánya esetén utánajárni és a leadására felszólítani, gyakori eltűnése esetén újat kiállítani, tárolni, adatokat kézzel felvezetni rá, újra kiadni stb. Nem jön a válasz az álmunkban, csak egy távoli fényt látunk, ami talán egy lehetőség. De mit is látunk? Talán egy lehetséges megoldást? Egy „központi” rendszert, amelybe belépve kollégánk minden szükséges-, az általa korábban biztosítottként bejelentett munkavállalói körre az ellátás összegét befolyásoló előzmény adathoz hozzáfér? Nem kér be papír alapú nyomtatványt, nem nyomoz a meglétéről, a múltjáról, nem másol adatokat számítógépről papírra és fordítva?

Továbbmegyek. Láttuk egy pillanatra, hogy a munkavállaló, a keresőképtelenséget megállapító orvos valamint a munkáltató adatszolgáltatásai alapján ”szuperszámítógépek” állapítják meg és készítik elő kifizetésre az egyes ellátásokat e központi rendszerben tárolt adatok alapján, és a társadalombiztosítási ügyintézőt már javadalmazási szakértőnek vagy üzleti folyamatokat támogató tanácsadónak hívják, aki szervezete számára valódi értékteremtő munkát végez és nem számítógépről papírra másol adatokat?
Igen, talán egy pillanatra láttuk a távolban, de felébredtünk. Álom volt csupán, de bizakodunk, hogy nem kell sokat várni valami hasonló, de legalább egy 21. századibb megoldás megvalósulására.

Cikkem második részében a bérügyviteli adminisztráció egy „másik” örökzöldjének, a „Segélyezési egyéni lap” ismertebb nevén a TB tasak egy lehetséges alternatívájára, mint a társadalombiztosítási kifizetőhelyek és egyben a bérügyvitel egy másik modernizálásra szoruló területére kívánok rámutatni.

Szalai Balázs
Pannonjob Kft.